Le règlement intérieur reprend, pour partie, les statuts et précise le fonctionnement de l’association. Il est indispensable de lui associer les statuts de l’association sans lesquels les fonctionnements décrits ne peuvent pas s’appliquer. Les statuts de l’association « Les Hammers » ainsi que le règlement intérieur s’imposent à tous les membres.
Des manquements graves ou répétés au présent règlement intérieur et/ou aux statuts de l’association entraîneront des sanctions pouvant aller jusqu’à la radiation du/de la membre.
Article 1 : Composition des membres
L’association se compose de :
● Membres fondateur(trice)s
● Membres d’honneur
● Membres bienfaiteur(trice)s
● Membres actif(ve)s
● Membres adhérent(e)s
Cas particulier des membres fondateur(trice)s : ce sont les membres à l’origine de la création de l’association et de ses statuts initiaux, déposés en préfecture.
La liste des membres fondateur(trice)s est établie ci-après, elle ne peut pas être allongée :
- Rémi Béroujon
- Julie Catherine-Bonnici
- François Gauthier
- Benoît Gouin
- Lou-Ann Petit
- Aurélie Pochulu
- Laetitia Romeu
Une liste émargée des membres fondateur(trice)s est jointe au présent règlement intérieur.
Les membres fondateur(trice)s sont, de droit, membres du conseil d’administration de l’association.
Le cas échéant, celles ou ceux qui avaient choisi de quitter l’association, gardent leur statut de fondateur(trice), en cas de retour, mais perdent leur place de droit au sein du conseil d’administration de l’association.
Cas particulier des membres d’honneur : sont éligibles, celles et ceux qui, parmi les membres actif(ve)s, ont rendus des services notables, fréquents et documentés, pendant au moins 5 ans, à l’association.
Le statut de membre d’honneur est accordé, à titre exceptionnel. Il ne peut être octroyé à plus de 3 membres sur une même année calendaire.
Le / la membre est proposé(e)s par le conseil d’administration puis doit être validé(e)s au cours d’une assemblée générale ordinaire.
Les membres d’honneur sont membres à vie. Ils / elles sont dispensé(e)s de cotisation annuelle forfaitaire.
Ce titre, honorifique, n’octroie pas de place, de droit, dans une instance, ni de droit de vote renforcé, ni de droit de véto au sein des instances de l’association.
Cas particulier des membres bienfaiteur(trice) et des membres actif(ve)s : le titre est obtenu pour l’année en cours.
Cas particulier des membres mineurs : conformément à la loi n° 2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l’égalité et à la citoyenneté, les personnes mineures sont autorisées à adhérer à l’association “Les Hammers”. Toutefois, le / la membre mineur(e) doit être parrainé(e) par un(e) membre majeur, jusqu’au jour de ses 18 ans.
Un / une membre majeur(e) peut parrainer l’ensemble des mineur(e)s dont il / elle est le / la représentant(e) légal(e). Un / une membre majeur(e) ne peut parrainer que deux mineur(e)s dont il / elle n’est pas le représentant légal.
Lors des déplacements des membres, dans un contexte d'évènement, il est demandé à la personne mineure d’être accompagnée de son parrain / marraine ou de son / sa représentant(e) légal(e), dans le cas où l’organisation autorise les mineurs sur le lieu de l’évènement.
Un(e) membre mineur(e) acquiert le droit de voter en assemblée générale ordinaire, extraordinaire et mixte, à 15 ans, ainsi que le droit de présenter sa candidature au conseil d’administration lorsqu’il atteint l’âge de 18 ans.
Article 2 : Cessation des membres – radiation
La démission doit être adressée au président du conseil par courrier postal ou e-mail. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
Comme indiqué à l’article 7 des statuts, la radiation d’un membre est prononcée par le conseil d’administration, par suite d’un défaut de paiement de la cotisation annuelle forfaitaire ou dans les suites d’une procédure enclenchée par son instance disciplinaire, lorsqu’un / une de ses membres commet un manquement aux règles statutaires ou au règlement intérieur, - , constitutif d’une faute grave. Cette procédure est expliquée dans l’article 9 du présent règlement intérieur.
En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.
Article 3 : Assemblées générales – modalités applicables
Modalités applicables aux votes : Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés, ainsi que des suffrages exprimés.
Votes par procuration : comme indiqué aux articles 10 et 11 des statuts, si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, en présentiel ou en distanciel, il peut s’y faire représenter par un(e) mandataire, en transmettant le nom de ce(tte) dernier(e) par courrier ou par mail dans les 72h précédant la date fixée de l’assemblée générale, au / à la secrétaire de l’association.
Toutes les délibérations sont prises à main levée, à l’exception de l’élection des membres du conseil. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil ou 30% des membres présents.
Quorum de l’association :
Dans un but de représentativité des décisions prises par l’assemblée générale et de démocratie au sein de l’association, le quorum de l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire, extraordinaire ou mixte, est fixé à 10% des membres de l’association.
Si le quorum représentant 10% des membres n’est pas réuni, une seconde assemblée générale se tient dans les deux semaines et peut délibérer valablement quel que soit le nombre d'adhérents.
Ordre du jour :
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.
Des points supplémentaires à l’ordre du jour peuvent être proposés par les membres. Pour cela, ils doivent être proposés par, au moins, 5 membres de l’association et être transmis par écrit (mail ou courrier postal) au / à la secrétaire, 7 jours calendaires, au moins avant la date de l’assemblée générale.
Les membres de moins de trois mois ne peuvent s’associer à la proposition d’un nouveau point à l’ordre du jour.
Les montants de la cotisation annuelle forfaitaire est révisé tous les ans et voté lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle. Les nouveaux montants sont joints au règlement intérieur ainsi révisé.
Il est procédé au renouvellement des membres élus sortants du conseil, après épuisement de l’ordre du jour.
Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
Assemblée générale extraordinaire :
Si besoin est, ou sur demande de la moitié plus un des membres inscrits ou des ⅔ du conseil d'administration, le / la président(e) convoque une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts ou la dissolution de l’association.
Si le quorum représentant 10% des membres n’est pas réuni, une seconde assemblée générale extraordinaire se tient dans les deux semaines et peut, alors, délibérer valablement quel que soit le nombre d'adhérents.
Article 4 – Cotisation annuelle forfaitaire.
La cotisation annuelle forfaitaire est dûe par l’ensemble des membres de l’association, à l’exception des membres d’honneur. Ses différents tarifs sont révisés tous les ans et votés en assemblée générale ordinaire.
La cotisation annuelle forfaitaire comporte deux tarifs distincts. Un tarif plein pour les majeurs non étudiants et un tarif minoré de 20% pour les mineurs et les étudiants (sur justificatif d’âge et/ou de statut).
Du fait du retard de l’ouverture de l’association, cette année 2024, il est introduit, par délibération du conseil d’administration votée à l’unanimité des membres présents ou représentés, la notion de pré-adhésion. La pré-adhésion correspond à une adhésion
de plein droit dont la cotisation est égale à zéro.
Ce dispositif dit « pré-adhésion » est limité dans le temps. Il débute à l’ouverture de l’association aux membres, dans le courant du quatrième trimestre 2024 et se termine a l'issue de l'assemblée générale 2025.
La gratuité de cette pré-adhésion est donc valable du jour de sa constitution, jusqu'à la semaine suivant l'assemblée générale 2025. Elle donne accès au statut de membre de l’association durant la période mentionnée ci-avant.
Les tarifs seront débattus lors de l'assemblée générale 2025.
Article 5 – Indemnités de remboursement.
Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles.
Seul(e)s les administrateur(trice)s et/ou membres élu(e)s du bureau, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur présentation des factures / justificatifs écrits.
Liste, non exhaustive, de frais éligibles à une demande de remboursement :
Transport, nuits en hébergement hôtelier ou assimilé, repas pris à l’extérieur, engagement ponctuel de frais de téléphonie ou d’internet,…
Tarif maximum par nuitée : 80€
Tarif maximum par repas : 20€
Pour les factures de téléphonie / internet : le besoin sera évalué en amont par le conseil d’administration en fonction de l’évènement prévu.
Le / la membre éligible à une demande de remboursement de frais engagés dans le cadre de son mandat, peut, s’il / elle le souhaite, abandonner son droit au remboursement. Pour ce faire, il / elle doit transmettre un courrier de renonciation au remboursement de ses frais, par écrit (mail / courrier postal) au / à la trésorier(e) de l’association.
Article 6 : Conseil d’administration et bureau
L’association est dirigée par un conseil de 15 membres, composé comme suit :
● ≤ 7 membres fondateur(trice)s
● 15 – [le nombre de membres fondateur(trice)s restant en fonction] de membres élu(e)s pour 2 ans par l’assemblée générale.
Election du conseil d’administration :
Pour être éligible, il faut être membre adhérent(e) depuis au moins 3 mois ou membre d’honneur et être âgé(e) d’au moins 18 ans.
Le ou la candidat(e) doit postuler à l’élection au conseil d’administration, au plus tard, une semaine avant l’assemblée générale ordinaire et/ou l’assemblée générale mixte. Ses membres élu(e)s sont rééligibles.
Le conseil d’administration, pour ce qui est de ses membres élu(e)s, est renouvelé, chaque année, par moitié.
La première année, les membres sortants sont désigné(e)s par tirage au sort.
En cas de vacances d’un ou plusieurs sièges, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'expiration du mandat des membres remplacé(e)s.
Le conseil d'administration se réunit au moins une fois tous les six mois, sur convocation du / de la président(e), ou à la demande du quart de ses membres. Les réunions du conseil peuvent être plus fréquentes.
Les réunions du conseil d’administration peuvent être réalisées en présentiel, en distanciel ou les deux.
Il est réalisé un bilan des travaux des différentes commissions de travail, par l’un(e) ou l’ensemble de ses membres.
Le conseil d’administration fait un point sur les cotisations à jour ou non des membres de l’association.
Le conseil d’administration examine les propositions de nouvelles actions portées par ses commissions, son bureau ou des membres de l’association. Il décide des nouvelles actions dans lesquelles l’association s’engage.
Ci-après, quelques exemples d’actions pouvant être mises en place par l’association : évènement, déplacement, concours, campagne de merchandising, achat de gros matériels (montant minimal à réévaluer et à valider par un vote annuel du CA) ...
Les décisions sont prises à la majorité des voix; en cas d’égalité parfaite, la voix du / de la président(e) est prépondérante.
Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Le conseil d’administration peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un(e) ou plusieurs de ses membres (signature d’un bail des chèques, etc.).
Le montant maximal des biens considérés comme “petit matériel” pour lesquels le / la président(e) peut valider une facture de manière autonome est actuellement fixé à 149€.
Le conseil d’administration élit, pour un an, parmi ses membres, à bulletin secret, un bureau composé de :
● Un(e) président(e) ;
● Un(e) secrétaire et, s’il y a lieu, un(e) secrétaire adjoint(e) ;
● Un(e) trésorier(e) et, s’il y a lieu, un(e) trésorier(e) adjoint(e).
Les fonctions de président(e) et de trésorier(e) ne sont pas cumulables.
Les pouvoirs respectifs des membres du bureau sont distribués comme suit.
Le / la président(e) dirige et supervise les activités de l’association. Il / elle représente l’association, dans tous les actes de la vie civile. Il / elle signe les contrats au nom et pour le compte de l’association. Il / elle peut valider l’achat de petit matériel (le montant maximal autorisé pour l’achat de petit matériel est déterminé par le conseil d’administration, chaque année). Il / elle peut engager une action judiciaire au nom de l’association.
Il / elle est force de proposition pour les orientations et actions de l’association mais ne peut décider seul(e), sans aval du conseil d’administration, d’une nouvelle action menée par l’association.
Il / elle organise et réunit l’assemblée générale.
Il / elle apporte tout soutien au / à la responsable de la commission disciplinaire, dans son rôle de médiateur(ice) du conseil d’administration, si celui / celle-ci lui en fait la demande, afin de prévenir ou de résoudre un conflit au sein de l’équipe.
Le / La secrétaire prépare le travail de l’association et gère les relations avec les membres de l’association. Il / elle est chargé(e) d’envoyer les convocations à l’assemblée générale de l’association, de rédiger le procès-verbal des décisions (PV) et de s’assurer de l’application des décisions.
Il / elle est chargé(e) de la gestion administrative de l’association. Si nécessaire, il / elle est assisté(e) par un(e) secrétaire adjoint(e).
Le / la trésorier(e) assure la bonne tenue de la comptabilité de l’association et de ses finances. Il / elle doit gérer le budget, encaisser les recettes telles que les cotisations annuelles et les dons manuels, s’acquitter des factures et rendre régulièrement compte de la situation financière de l’association aux autres membres du bureau.
Il / elle est en contact avec la banque de l’association. Si nécessaire, il / elle est assisté(e) par un(e) trésorier(e) adjoint(e).
La fréquence des réunions du bureau n’est pas définie. Elle ne peut, toutefois, pas être inférieure à la fréquence des réunions du conseil d’administration.
Les réunions du bureau peuvent être réalisées en présentiel, en distanciel ou les deux.
Tout membre du bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Dans le cadre de vacances d’un siège du bureau, le conseil d’administration se réunit en sans délai, à la demande de l’un des membres restants du bureau, afin d’élire un membre de remplacement pour le poste concerné.
Article 7 : Commissions de travail et délégué(e)s
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.
Celles-ci peuvent être pérennes ou créées pour un temps défini, dans le cadre d’un projet circonscrit dans le temps. Leur fonctionnement est déterminé par le conseil d’administration et peut être révisé autant de fois que nécessaire.
Les responsables de commission sont des membres du bureau.
Deux commissions sont d’ores et déjà constituées et ont vocation à être pérennes :
- La commission communication et numérique ;
- La commission disciplinaire.
Au sein du conseil d’administration, est désigné(e) un(e) délégué(e) à la protection des données (DPO). Ce(tte) délégué(e) est élu(e) à la majorité des voix des membres présents ou représentés, ainsi que des suffrages exprimés, à main levée. Elle / il est renouvelé(e) tous les ans.
Article 8 : Fonctionnement de la commission communication et numérique
Au sein du conseil d’administration, est constituée une instance dite « commission communication et numérique ».
Cette instance est chargée de la communication de l’association et de la promotion de ses différentes actions à travers son site internet « Les Hammers » domicilié chez l’hébergeur de site « Odoo.com » et ses comptes sur les différents réseaux sociaux (X, Instagram, YouTube, TikTok, Twitch, …).
Cette instance est composée de 5 membres, élu(e)s à la majorité des voix des membres présents ou représentés, ainsi que des suffrages exprimés, à main levée. Son / sa responsable est un(e) membre du bureau. La commission est renouvelée tous les ans.
Du fait de l’importance et de la lourdeur de cette tâche, si ses membres l’estiment nécessaire, cette commission peut solliciter la participation de membres actif(ve)s de l’association pour la soutenir dans ses missions.
Article 9 : Fonctionnement de la commission disciplinaire
Au sein du conseil d’administration, est une constituée une instance disciplinaire dite « commission disciplinaire ».
Cette instance est composée de 5 membres, élu(e)s à la majorité des voix des membres présents ou représentés, ainsi que des suffrages exprimés, à main levée. Son / sa responsable est un(e) membre du bureau. La commission est renouvelée tous les ans.
Toute personne peut porter à la connaissance de la commission disciplinaire, par tout moyen approprié, des comportements ou agissements problématiques d’un(e) membre de l’association.
La commission déclenche une procédure pour examen d’un comportement ou agissement problématique si celui-ci est possiblement constitutif d’une faute grave, au regard de l’association.
Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
● Les comportements inappropriés ;
● L’agression physique, sexuelle ou verbale d’un(e) autre membre ou personne en lien avec l’association (notamment lors des évènements, déplacements…);
● Les agissements de nature à porter atteinte, directement ou indirectement, aux intérêts ou activités de l’association ou de la structure e-sport mandatory.GG ;
●Les manquements à la sécurité des biens et des personnes en lien avec l’association (notamment lors des évènements, déplacements …);
● La détérioration d’un bien appartenant à l’association ou à une structure en lien avec l’association (notamment lors des évènements, déplacements …);
● Les comportements réprimés par la loi ou la morale (notamment toute forme de harcèlement physique, sexuel ou moral ;
● Une condamnation pénale pour crime et délit…
La réalité et la gravité de la faute doivent pouvoir être attestées.
Les éléments de la faute doivent être discutés avec le / la membre concerné(e), afin qu’il / elle puisse s’expliquer devant l’instance disciplinaire de l’association. Pour ce faire, un courrier de mise en demeure, rappelant les faits reprochés ainsi que la sanction encourue et la possibilité de se faire assister par un autre membre de l’association, est adressé au / à la membre concerné(e).
Il est demandé au / à la membre concerné(e) de présenter des explications concernant les faits, par écrit ou lors d’une convocation devant l’instance disciplinaire de l’association. Le temps de cette procédure, le / la membre est suspendu(e).
Après échanges avec le / la membre concerné(e) et éventuellement avec la personne à l’origine du signalement, et à la suite de l’examen de la procédure finalisée, si la faute est avérée, la décision d’exclusion est prise par l’association, représentée par son instance disciplinaire.
Lors de sa réunion suivante, le conseil d’administration entérine la radiation du / de la membre exclu(e).
En l’absence de réponse du / de la membre concerné(e), dans un délai d’1 mois, l’association lui adresse un courrier en recommandé avec accusé de réception, l’informant de son exclusion.
Par ailleurs, le / la responsable de cette commission est nommé(e) médiateur au sein du conseil d’administration. Son rôle est de prévenir, lorsque cela est possible, et de d’aider à résoudre les conflits qui pourraient survenir au sein de l’équipe. Il est aidé en cela, si il / elle le souhaite, par le / la président(e).
Article 10 : Protection des données personnelles
Il est désigné par le conseil d’administration, parmi ses administrateur(ice)s, un(e) délégué(e) à la protection des données personnelles (DPO). Celui-ci ou celle-ci est élu(e) pour un an renouvelable.
Le / la DPO se charge de :
- Recenser les fichiers (traitements) et tenir à jour le registre les détaillant ;
- Garantir la sécurité des données ;
- Organiser la réponse aux demandes d’exercice des droits venant des personnes dont les données personnelles sont traitées ;
- Informer la CNIL, voire les personnes concernées, des violations éventuelles de sécurité de données personnelles (par exemple la perte de document ou les failles de sécurité).
L’association Les Hammers recueille des données personnelles, qualifiées de non sensibles, à des fins d’identification de ses membres et de fonctionnement interne.
Liste des données recueillies :
Prénom – Nom
Pseudonyme
Adresse mail et adresse postale : pour les convocations aux assemblées générales, notamment
Date de naissance : pour le montant de la cotisation annuelle forfaitaire
Statut d’étudiant ou non : pour le montant de la cotisation annuelle forfaitaire
Article 11 : Activités, contreparties et valeurs prônées par l’association
L'association a pour objectif de rassembler les Hammers Mandatory. Elle cherche à fédérer et promouvoir la communication entre ses membres, notamment à travers son site internet et ses réseaux sociaux.
Un serveur Discord est mis en place et modéré par le conseil d’administration de l’association. Celui-ci est ouvert à tous les Hammers, membres et non-membres.
Pour les membres, le règlement intérieur de l’association s’applique à l’intérieur du serveur Discord. Pour les non-membres, une charte d’utilisation du Discord doit être acceptée par validation sur la page dédiée, avant de pouvoir utiliser le serveur des Hammers.
L’association organisera, lorsque cela est possible, des rencontres, des événements, des déplacements,...
L’association est, également, fondée à créer du contenu et plus généralement toutes opérations pouvant se rattacher directement ou indirectement à l’objet social ou susceptibles d’en faciliter l’extension ou le développement.
Au sein de l’association, le respect et la tolérance sont des valeurs phares. La communauté cherche à être, en toute circonstance, une safe place pour chacun !
Nous soutenons nos joueurs et notre staff dans la victoire comme dans la défaite et appliquons les règles de fair-play en toutes circonstances !
Article 12 : Modification du présent règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil d’administration, par un vote à la majorité simple. Cette modification sera validée, ultérieurement, par un vote lors de l’assemblée générale ordinaire suivante.
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